Les 10 questions à se poser pour choisir les bons bureaux

Lancement d’activité, augmentation des effectifs ou simple envie de changer de cadre : le choix d’un nouveau bureau ne s’improvise pas ! Bien loin d’être un simple espace de travail, votre future adresse incarnera vos valeurs et votre culture d’entreprise. Au service de votre croissance et de votre productivité, vos nouveaux bureaux doivent correspondre à vos attentes. Mais connaissez-vous vraiment vos besoins ? Flashoffice vous aide à les définir avec 10 questions incontournables.

N°1 : Quel type d’espace de travail recherchez-vous ?

Première question importante : avez-vous réfléchi au type de bureaux que vous souhaitez louer ? Les possibilités sont nombreuses sur le marché, des postes en open space aux plateaux privatisés en passant par des bureaux fermés dans un espace de coworking ou un centre d’affaires.

Comment choisir ? Tout dépend de la taille de votre équipe mais aussi de vos attentes. Un bureau fermé, par exemple, rime avec tranquillité, tout en vous permettant de profiter d’espaces communs dans un lieu de coworking ou un centre d’affaires. Les postes en open space sont plutôt recommandés pour les TPE qui ont moins de 10 collaborateurs et qui privilégient la convivialité et les rencontres. Enfin, si vous souhaitez un bureau entièrement à l’image de votre marque, avec 100 % d’espaces privés, le bureau indépendant est fait pour vous. Nous le recommandons pour les équipes de 15 à 250 salariés.

N°2 : Quel contrat pour vos bureaux ?

Le bail commercial traditionnel n’est plus la seule option pour votre location de bureaux à Paris (et heureusement…). Plus souple et plus flexible, le contrat en prestation de services [ Lire aussi Top 10 des avantages du contrat en prestation de services pour vos bureaux ] correspond aux nouvelles attentes des entreprises agiles et modernes. Il vous permet d’arriver dans un espace déjà équipé et de vous mettre au travail sur-le-champ. Exit l’engagement sur plusieurs années, la paperasse qui se multiplie et les démarches interminables : la location flexible réunit tout sous un seul contrat, avec une durée sur mesure jusqu’à 35 mois. Et le must ? Électricité, chauffage, internet, entretien, mobilier, décoration, assurance : tout est compris !

N°3 : Combien de postes souhaitez-vous ?

Votre recherche de bureaux va aussi dépendre des effectifs de votre entreprise. De prime abord, cette question est donc plutôt simple : vous avez besoin d’autant de postes que de salariés. Mais attention à bien anticiper votre croissance et donc, vos prochains recrutements ! Même avec un contrat flexible, l’idée n’est pas de faire vos valises et de changer de bureau tous les deux mois alors autant bien prendre en compte les futures recrues qui devraient étoffer votre équipe dans les deux ans à venir.

N°4 : Quelle est la localisation souhaitée ?

vue sur immeubles parisiens

Paris. Une ville, vingt arrondissements, mais aussi, toute une banlieue périphérique avec de multiples opportunités. Quel est le quartier qui est fait pour vous ? Décider de la localisation de vos futurs bureaux nécessite une grande réflexion en amont.

Plusieurs points sont importants : la proximité des transports, le temps de trajet pour vos collaborateurs, le dynamisme du quartier, les lieux de restauration facilement accessibles, etc. Il y a aussi la question du budget qui entre en compte : les tarifs de location ne seront pas les mêmes selon l’arrondissement choisi. Pour ne pas passer à côté de la perle rare, il peut être intéressant de rester ouvert quant à la localisation de votre futur espace de travail et de ne pas limiter vos recherches à un périmètre trop restreint.

N°5 : De quels équipements avez-vous besoin ?

Un bureau tout équipé, oui, mais équipé de quoi ? Si vous optez pour un contrat en prestation de services, vous devrez définir vos priorités en amont. Mobilier ergonomique, cuisine, salles de réunion, phone box, machine à café, photocopieurs, imprimantes, rétroprojecteur, écrans : quels sont vos besoins quotidiens incontournables ? Interrogez-vous à la fois sur les équipements nécessaires pour la productivité de votre entreprise mais aussi pour le bien-être de vos collaborateurs.

N°6 : Quel est votre budget ?

Si vous optez pour un contrat en prestation de services, il faut savoir que le loyer se calcule par poste de travail. Le tarif va dépendre de nombreux critères : la localisation des bureaux, les services inclus, le prestige de l’immeuble, le fait que l’espace soit privé ou partagé, etc.

Déterminer une fourchette de loyer avant de vous lancer dans votre recherche vous permettra d’avoir une ligne directrice. À titre d’exemple, dans le catalogue de bureaux Flashoffice, nous proposons un prix au poste qui va de 100 à 1 500 € par mois.

N°7 : Quelles sont les habitudes de vos salariés ?

Vos collaborateurs sont précieux et construisent le succès de votre entreprise. Autant en prendre soin ! Et choisir les bons bureaux contribuera activement à leur bien-être au travail. Quelques pistes de réflexion : une boîte à idées à disposition des salariés ou bien un sondage, pour récolter leurs attentes et leurs envies quant aux nouveaux bureaux.

Rêvent-ils tous secrètement d’une grande cuisine pour déjeuner ensemble le midi ? Ont-ils besoin de plus de salles de réunion ? Sont-ils en quête d’espaces verts à proximité pour prendre l’air pendant leurs pauses ? Recueillir l’avis des employés, c’est leur montrer qu’ils comptent mais c’est aussi l’occasion de les aider à révéler tout leur potentiel, dans un espace de travail qu’ils aimeront retrouver le matin.

N°8 : Quels sont les services nécessaires au quotidien ?

Pour vous faciliter la vie, le contrat flexible inclut de nombreuses prestations que vous pourrez personnaliser selon vos besoins réels. L’occasion de faire le point sur les services indispensables au quotidien. Entretien, stockage, parking inclus, conciergerie, livraison automatique de café, réassort de ramettes de papier, accueil des visiteurs, etc : de nombreuses options sont possibles pour vous aider à vous concentrer à 100 % sur votre activité

N°9 : Quels sont vos horaires de travail ?

Une information à ne pas négliger mais qui concerne plutôt les bureaux en coworking ou en centre d’affaires : assurez-vous que les espaces aient une amplitude horaire adaptée à vos heures de travail. Notamment, si vous travaillez souvent le soir et le week-end, il est essentiel de vérifier que les bureaux restent bien accessibles à tout moment. Même question pour les vacances : pensez bien à anticiper les éventuelles périodes de fermeture de l’espace.

N°10 : À quoi vous servent vos bureaux ?

bureaux en open space

À travailler, oui, mais pas seulement. Le bureau occupe aujourd’hui un rôle très fort dans le développement de votre entreprise. Alors, quels sont les points les plus importants pour vous ? Souhaitez-vous augmenter la créativité et la productivité de vos collaborateurs avec des bureaux mieux aménagés et mieux pensés ? Avez-vous en tête de rendre votre marque plus attractive pour recruter davantage de talents ? Comptez-vous recevoir des clients directement dans vos bureaux ? Nous clôturons notre top 10 avec cette question pour que vous la gardiez bien en tête : elle vous aidera à répondre à toutes les autres…