Flashoffice (ci-après « Flashoffice » ou « Nous »), s’engage à collecter et traiter vos données personnelles conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment conformément au règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données ou « RGPD ») et à la loi « Informatique et Libertés » (loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).
L’objet de la présente politique « ci-après « Politique ») est de vous informer des traitements de vosdonnées personnelles réalisés par Flashoffice.
Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter des données personnelles concernant nos clients ou prospects (ex. nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, message (facultatif), horaire de rendez-vous, etc.).
A cet égard, il est précisé que l’ensemble des données personnelles collectées est nécessaire à la gestion des activités de Flashoffice. Si vous ne fournissez pas ces données ou si vous refusez leur collecte, la gestion des activités de Flashoffice s’avérera difficile, voire impossible et vous ne pourrez
pas bénéficier pleinement de nos services.
En tout état de cause, Flashoffice s’assure que les données personnelles traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et/ou traitées ultérieurement.
Flashoffice collecte, traite et conserve vos données personnelles en qualité de responsable de traitement pour différents objectifs (« Finalités ») et sur la base des fondements juridiques suivants :
- À des fins d’intérêts légitimes, dans le cadre :
- de la gestion de la relation commerciale, notamment pour répondre à vos demandes de contact dans le cadre de votre recherche d’espaces de bureaux ;
- de la réalisation d’études statistiques, d’analyses et de mesures d’audience ;
- Pour assurer le respect de nos obligations légales et règlementaires telles que définies par la législation en vigueur notamment dans le cadre de la gestion des droits et des demandes d’exercice des droits des personnes.
Lors de la consultation du site « Flashoffice » (ci-après désigné le « site »), certaines informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « cookies » installés sur votre terminal (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil optimisé pour Internet).
Ces cookies sont émis par et ce dans le but de faciliter votre navigation sur ce Site, pour des raisons de mesure d’audience.
Un « cookie » est une suite d’informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis au logiciel de navigation de l’utilisateur par le site ou l’application sur lequel il se connecte.
Le logiciel de navigation le conserve sur le terminal de l’utilisateur (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil optimisé pour internet) pendant une certaine durée, et le renvoie au serveur web à chaque fois que l’utilisateur s’y reconnecte.
Les cookies sont, pour la plupart, utilisés pour faire fonctionner un site internet ou une application, améliorer son fonctionnement et le rendre plus performant.
En effet, un site internet ou une application peut lire ces fichiers et les interroger, ce qui lui permet de reconnaître le terminal de l’utilisateur et
d’enregistrer des informations importantes qui faciliteront l’utilisation du site.
– Des cookies techniques essentiels au fonctionnement du site : ces cookies sont purement techniques et strictement nécessaires au bon fonctionnement de notre site internet.
De ce fait, ils ne sont pas soumis à consentement. Vous pouvez néanmoins techniquement les bloquer en utilisant les paramètres de votre navigateur mais votre expérience sur le site risque d’être dégradée.
Il s’agit, par exemple, du cookie permettant l’enregistrement de vos choix en matière de cookies ou de cookies permettant de personnaliser votre interface utilisateur.
– Des cookies de mesure d’audience du site via les cookies « Google Analytics », un service d'analyse Web fourni par Google Inc. (« Google »)) :
Les données collectées par Google Analytics sont accessibles au lien suivant :
« Données collectées par Google Analytics – Aide Google Analytics ».
Les informations générées par les cookies sur l’utilisation du site seront transmises à un serveur de Google où elles seront conservées pendant 14 mois (sauf retrait par l’Utilisateur de son consentement, auquel cas les données collectées par ces cookies seront supprimées).
Google utilise ces informations pour mesurer les interactions des Utilisateurs sur le site et mettre à notre disposition des rapports statistiques sur ces aspects.
Les adresses IP permettent d’assurer la sécurité du service et de nous indiquer de quelle région du monde proviennent les utilisateurs. Google n'associe pas l'adresse IP transmise par le logiciel de navigation de l’utilisateur dans le cadre de Google Analytics à d'autres données détenues par Google.
Les données collectées par ces cookies peuvent être traitées par Google et les prestataires auxquels Google a recours partout dans le monde, à des fins
d’hébergement, de support technique, et de gestion des installations informatiques.
Les données peuvent ainsi être traitées au sein de l’Union Européenne, ou dans des pays tiers à l’Union Européenne.
Ces pays tiers peuvent parfois offrir le même niveau de protection que
dans les pays de l’Union Européenne (ex : Japon, Argentine, Israël, lesquels bénéficient d’une décision de la Commission européenne reconnaissant l’adéquation de leur législation en matière de protection des données), ou ne pas offrir le même niveau de protection des données que l’Union Européenne (ex : Etats-Unis, Singapore, Taiwan, Philippines, Inde, Brésil, Kenya, Malaisie, Australie, Emirats Arabes Unis).
Les transferts vers des pays n’offrant pas le même niveau de protection des données que l’Union Européenne reposent sur des clauses contractuelles types de la Commission européenne.
L’utilisateur peut obtenir des informations complémentaires sur le traitement des données effectué par Google Analytics à l'adresse suivante : « Aide Google Analytics ».
L’utilisateur peut également empêcher l'enregistrement de la part de Google des données produites par les cookies et liées à l’utilisation du site (y compris l’adresse IP de l’Utilisateur), ainsi que le traitement de ses données par Google, en téléchargeant et en installant le plug-in du logiciel de navigation
disponible au lien suivant : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.
En acceptant le dépôt des cookies de Google, l’utilisateur consent au traitement de ses données selon les modalités et aux fins indiquées dans la politique de confidentialité de Google relativement à l'utilisation de Google Analytics, accessible pour mémoire via le lien suivant : https://support.google.com/analytics/answer/6004245.
Lorsque l’utilisateur se connecte sur le site, un bandeau visant à recueillir son consentement ou son refus concernant le dépôt de cookies de mesure d’audience et réseaux sociaux, sur son terminal apparaît.
Tant que l’utilisateur n’aura pas exprimé son choix, ce bandeau demeurera visible,
conformément à la Réglementation en matière de protection des données.
Tous les six (6) mois, nous redemanderons à l’utilisateur de confirmer ou de revenir sur son choix (paramétrer, refuser ou accepter les cookies), en faisant réapparaître le bandeau sur son terminal.
L’utilisateur peut à tout moment retirer son consentement et revenir sur son choix [insérer lien vers l’outil de gestion des cookies].
L’utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que des cookies soient enregistrés dans son terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur.
L’utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de
manière à ce que l’acceptation ou le refus des cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal.
Si l’utilisateur refuse l’enregistrement des cookies dans son terminal, ou s’il supprime ceux qui y sont enregistrés, l’utilisateur risque de ne plus pouvoir bénéficier d’un certain nombre de fonctionnalités qui sont néanmoins nécessaires pour utiliser le site.
Le cas échéant, nous déclinons toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du site résultant de l’impossibilité d’enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que l’utilisateur aurait refusés ou supprimés.
Flashoffice s'engage à préserver la confidentialité de vos données personnelles et à se conformer à toutes les exigences légales concernant le partage et la divulgation des données personnelles.
A cet égard, vos données personnelles ne seront accessibles que par une liste limitée de destinataires, en fonction de leurs besoins et au cas par cas, et notamment aux services et personnels habilités au sein de Flashoffice afin d’accomplir les finalités ci-dessus énoncées.
Vos données personnelles peuvent également être accessibles à des prestataires externes de Flashoffice notamment à des fins de développement, d'hébergement et de maintenance du site internet, de support des outils informatiques utilisés par Flashoffice.
A cet égard, certains de nos prestataires de services informatiques étant situés en dehors de l'Espace Economique Européen, nous nous assurons que les transferts effectués vers ces prestataires sont encadrés par des garanties adéquates, notamment par la signature de clauses contractuelles types
de la Commission Européenne et par des mesures de sécurité appropriées.
Vos données personnelles sont conservées sous une forme permettant votre identification pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation appliquées sont déterminées en fonction des besoins opérationnels de Flashoffice, des droits des personnes concernées, des obligations légales ou réglementaires de conservation et des durées de prescription légales applicables ainsi que des recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (CNIL).
Vous pouvez à tout moment demander à Flashoffice d'exercer vos droits d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité de vos données personnelles ainsi que vos droits d’opposition et de limitation au traitement de vos données personnelles conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.
Vous pouvez également définir des directives sur l’exercice de vos droits après votre mort, ainsi que de désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits.
Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse suivante : timothee@flashoffice.fr
Vous bénéficiez également du droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle (en France la CNIL) en cas de violation des règles applicables en matière de protection des données.
Pour toute question concernant cette Politique ou sur la manière dont Flashoffice collecte et utilise vos données personnelles ou afin d’exercer vos droits, vous pouvez nous adresser votre demande à l’adresse suivante : timothee@flashoffice.fr.
La présente politique peut être modifiée par Flashoffice. Dans ce cas, version révisée entrera en vigueur lorsqu'elle sera rendue disponible sur le Site internet : https://www.flashoffice.fr/ .
