N°1 - Connaître sa durée d’engagement
Vous êtes à l’étroit dans vos bureaux actuels et envisagez de déménager ? Avant tout, il faut connaître vos conditions de location actuelles, plus particulièrement en ce qui concerne la durée d’engagement restant sur votre bail.
Généralement, il s’agit d’un bail commercial communément appelé 3/6/9 (rapport au nombre d’années d’engagement). La résiliation n’est possible qu’à l’issue de la période triennale en cours, moyennant un préavis de 6 mois avant la date du terme. Inutile de se précipiter dans la recherche de vos futurs bureaux si votre bail actuel vient d’être renouvelé.
N°2 - Identifier les critères de recherche
Avant de vous lancer dans la recherche, l’organisation en interne est primordiale pour identifier vos besoins. Pensez à nommer un responsable de projet. Il vous sera d’une grande aide pour consulter les différents services et établir le cahier des charges de votre futur QG.
Définir ses besoins en amont permet un gain de temps lors de la recherche. Ainsi, vous ne ciblerez que les locaux réunissant tous les critères.
N°3 - Déterminer son budget
Connaître son budget mensuel est impératif avant de débuter sa recherche. En effet, le tarif des offres disponibles est variable en fonction du secteur géographique, des prestations proposées et de la superficie et/ou du nombre de postes. C’est donc primordial de connaître votre capacité financière mensuelle avant de vous lancer.
Il faut également prendre en compte les frais incompressibles, qui viendront s’ajouter à votre loyer :
- Eau et électricité
- Entretien ménager
- Maintenance des appareils (photocopieuses, machines à café, postes informatiques, etc)
- Téléphone et internet
- Assurances
En tant que locataire, vous aurez également à prendre en charge les aléas éventuels tels que les pannes ou dégâts des eaux et faire les démarches administratives vis-à-vis des assurances. Tous ces petits (et grands) désagréments ponctuels représentent du temps et donc un coût pour votre entreprise ! Il faut impérativement inclure ces frais dans l’estimation de votre budget mensuel.
N°4 - Choisir la localisation
Le choix du secteur d’implantation de vos bureaux doit combiner plusieurs critères. La proximité des clients et fournisseurs est primordiale, mais l’accessibilité pour vos salariés l’est tout autant.
À Paris et dans les grandes villes, la proximité des bureaux avec les transports en commun n’est pas à négliger. Avec la conjoncture et les politiques urbaines actuelles, cet aspect est déterminant pour fidéliser vos salariés et attirer de nouveaux talents. Pour accueillir vos clients dans de bonnes conditions, disposer de places de stationnement n’est pas du luxe. Comment imaginer réussir une négociation commerciale avec un prospect échaudé par la perte de temps à trouver une place de parking ?
N°5 - Définir la surface et le nombre de postes
Vos besoins à l’instant T sont bien évidemment le point de départ pour déterminer la surface et le nombre de postes à prévoir. Néanmoins, il faut anticiper vos besoins futurs sous peine d’avoir à déménager de nouveau !
Une croissance soudaine ou le besoin de recruter de nouveaux collaborateurs peut rapidement rendre vos locaux exigus. Pour éviter cette situation, il faut toujours prévoir une marge pour l’ajout de quelques postes en cas de recrutement. À savoir que l’AFNOR établit la surface minimale de travail à 10 m2 par salarié.
Chez Flashoffice, par exemple, nos solutions de location sont souples et flexibles : comme votre entreprise ! Nous nous adaptons à l’évolution de votre équipe et nous suivons votre croissance avec un contrat plus court.
N°6 - Anticiper les frais de déménagement
De nombreuses dépenses viendront s’ajouter lors du transfert dans vos nouveaux locaux. Le coût du déménageur notamment, ainsi que les éventuels honoraires d’agence pour rémunérer l’agent immobilier, mais ce n’est pas tout ! Pensez aussi au financement du dépôt de garantie et à l’aménagement de vos nouveaux locaux (travaux, décoration, achat de mobilier, etc).
N°7 - Choisir le type de bail
Plusieurs options s’offrent à vous en matière de contrat de location pour vos futurs bureaux d’entreprise.
Le bail commercial
Le bail commercial d’une durée de 9 ans permet de garantir une certaine stabilité aux entreprises. En effet, à l’issue de cette période, le propriétaire a la faculté de ne pas renouveler le bail mais devra s’acquitter d’une “indemnité d’éviction” souvent importante. Le contrat peut être résilié au terme d’une période triennale, en donnant congé 6 mois avant le terme.
Le bail professionnel
Le bail professionnel est quant à lui réservé aux activités libérales. Les activités commerciales ne sont donc pas éligibles. Conclu pour une durée de 6 ans minimum, il peut néanmoins être résilié à tout moment par les deux parties, respectant un préavis de 6 mois.
Le contrat de prestation de services
Avec ses contrats en prestation de services, Flashoffice prend en charge votre recherche de bureau et vous le livre clé en main. Avec une durée de 6 à 36 mois, vous optez pour une solution all inclusive et des bureaux entièrement décorés et équipés. Tout est compris (électricité, internet, etc) ainsi que l’entretien ménager et la maintenance. Vous avez aussi l’avantage de n’avoir qu’un seul interlocuteur. Un gain de temps et d’efficacité sans égal pour votre entreprise !
