N°1 – Choisir le bon contrat pour votre location de bureau
Les entreprises louent généralement leurs locaux avec un bail commercial (le fameux 3-6-9) ou un bail professionnel (durée minimale de 6 ans). Ce dernier s’adresse principalement aux professions libérales, puisque l’activité ne doit être ni commerciale, ni agricole, ni industrielle.
Mais qui dit location ne dit pas forcément bail. Pour s’adapter aux nouvelles manières de travailler, les professionnels de l’immobilier proposent désormais le contrat de location en prestation de services. Il s’agit d’un contrat all inclusive qui permet de louer un bureau clé en main sur une durée réduite (6 à 36 mois). Les avantages sont nombreux. Plus flexible, plus pratique et plus économique, ce contrat est la bonne solution pour emménager rapidement et facilement dans des nouveaux locaux, sans contraintes.
N°2 – Sélectionner le type de bureau qu’il vous faut
Alors que le marché de l’immobilier professionnel est plus dynamique que jamais, les entreprises ont l’embarras du choix et peuvent accéder à une grande variété d’offres. Du poste en open space au plateau entièrement indépendant, les possibilités d’aménagement sont nombreuses et s’adaptent à toutes les structures :
· Le poste en open space : vous partagez l’open space avec d’autres entreprises ou travailleurs indépendants. Cette solution vous permet de faire évoluer le nombre de postes très facilement mais ne s’adapte qu’aux toutes petites équipes.
· Les bureaux fermés : vous profitez d’un bureau totalement fermé au sein d’un lieu de coworking. Vous avez ainsi accès à des espaces communs.
· Le plateau indépendant : vos bureaux sont totalement privés et vous ne partagez aucun espace avec d’autres entreprises.
Ces différents bureaux peuvent être situés dans un espace de coworking, dans un centre d’affaires ou encore dans les locaux d’une autre entreprise. Il reste aussi la possibilité de s’implanter dans un local vide et de l’aménager de A à Z mais cette solution est évidemment bien plus contraignante et onéreuse.
N°3 – Trouver le bon emplacement
Centre de Paris, périphérie, rive gauche, rive droite : les entreprises se développent aux 4 coins de la capitale. Quel est le quartier à privilégier pour vos futurs bureaux ? L’accessibilité doit être un critère déterminant. Vous devez en effet choisir un lieu bien desservi, pour le confort et le bien-être de vos salariés, mais aussi pour attirer les futurs talents. Pensez également à vos prospects et à vos clients qui devront vous rendre visite. Il est indispensable qu’ils puissent facilement stationner à proximité ou bien que des transports en commun soient accessibles à quelques minutes à pied.
D’autres points importants sont à passer en revue pour le choix de l’emplacement :
· Les commerces et services à proximité, à plus forte raison si vous ne proposez pas de restauration sur place,
· Le quartier, qui aura un impact évident sur le prix mais aussi sur votre image,
· La nature de votre activité, qui peut également jouer sur le choix de l’emplacement.
N°4 – Définir le bon budget
C’est évidemment un point capital dans votre recherche mais il faut surtout chercher un bon rapport qualité prix plutôt que de choisir l’offre la moins chère. N’oubliez pas que votre bureau représentera votre marque sur le long terme, aussi bien auprès de vos clients que de vos collaborateurs, actuels et futurs. L’effort financier est souvent considérable, surtout pour les petites entreprises et/ou les nouvelles structures, mais le jeu en vaut la chandelle. Un beau bureau bien placé offrira une meilleure qualité de vie au travail à vos salariés, ce qui sera bénéfique pour leur productivité. Il servira également votre image de marque et montrera votre entreprise sous son meilleur jour : c’est un véritable outil de communication à part entière. Ne faites donc pas l’erreur de sacrifier votre budget bureau pour réduire les dépenses !
N°5 – Ne pas oublier les services associés
Emplacement, budget, contrat : check !
Maintenant, concentrez-vous sur vos salariés : ce sont eux qui font tourner votre entreprise et qui feront vivre les lieux. Pour les faire venir tous les matins avec le sourire et pour booster leur motivation, à vous de leur offrir la meilleure expérience au travail. Plusieurs facteurs peuvent avoir une influence sur leur bien-être. Notamment, la présence d’un espace de repos, d’une salle de sport ou encore d’une cafétéria est très appréciable pour se détendre pendant la pause. Les espaces verts sont aussi de plus en plus plébiscités pour garder le moral des troupes.
N°6 – Déterminer la bonne surface
La taille de vos bureaux dépend en premier lieu de celle de votre équipe. Il est indispensable que chaque collaborateur ait suffisamment d’espace pour se sentir bien. Globalement, il faut compter 4 à 6 m² par personne au sein d’un open space et 10 à 12 m² dans un bureau fermé. À cette surface, s'ajoutent celles des salles de réunion et des différents espaces communs (cuisine, salle de repos, etc).
Si vous optez pour le contrat de location en prestation de services, c’est encore plus simple : vous n’avez qu’à choisir le nombre de postes. Dans ce cas, anticipez vos besoins à court et moyen terme pour éviter d’avoir à déménager trop souvent.
N°7 - Confier sa recherche à un expert
Vous n’avez ni le temps, ni l’expertise pour partir en quête du bureau de vos rêves ? Déléguez votre recherche à des professionnels et accédez aux meilleurs biens du marché. Flashoffice vous accompagne dans votre projet, depuis la définition de vos besoins jusqu’à l’emménagement dans vos nouveaux locaux. Vous découvrirez à nos côtés tous les avantages du contrat de location en prestation de services et vous installerez rapidement votre équipe dans un lieu qui vous correspond à 100 %.
