Vous souhaitez louer un bureau à Paris ? Que vous soyez un indépendant, une TPE ou encore un grand groupe, il existe de nombreuses formules de location pour tous les besoins. Bureau opéré, bureau flexible, bureau tout équipé, bureau privatif : pour vous y retrouver, il est important de bien connaître le jargon de l’immobilier d’entreprise.
Pour vous accompagner dans vos démarches et vous aider à relever ce défi dans les meilleures conditions, Flashoffice vous offre son guide complet de la location de bureau à Paris.
Objectif : trouver les meilleurs locaux et installer vos collaborateurs dans un environnement de travail attractif et inspirant !
Louer un bureau à Paris ou en Île-de-France : les avantages
L’implantation de vos bureaux est une étape essentielle de votre développement. En effet, votre quartier général joue un rôle déterminant pour votre business et pour votre image de marque. En louant des locaux professionnels à Paris ou en proche banlieue, vous pouvez bénéficier d’une adresse de standing, dans un environnement attractif. Vous profitez également d’un emplacement stratégique pour accueillir vos clients et pour recruter.
En louant des bureaux à Paris, de nombreux atouts sont à noter :
- Une image de marque prestigieuse,
- La possibilité d’attirer plus de collaborateurs,
- La mise en valeur de votre marque employeur,
- L’opportunité de faire venir vos clients et vos partenaires dans un espace qui vous ressemble,
- Un emplacement stratégique,
- Un environnement de travail attractif et confortable,
- L’occasion de créer des synergies avec d’autres entreprises.
Les critères importants pour choisir son bureau parisien
Avant de vous lancer dans votre quête du bureau parfait à Paris (ou en Île-de-France), prenez le temps de faire le point sur vos besoins, sur vos envies et sur votre budget.
Sur le marché, vous trouverez autant de types de bureaux que d’entreprises, alors faites le bon choix ! De l’emplacement au style architectural en passant par la surface et les services, passons en revue tous les critères essentiels pour votre recherche de locaux professionnels.
La localisation des bureaux
Où vont se situer vos futurs bureaux ? Certaines entreprises visent un quartier bien précis et vont alors concentrer leurs recherches sur une zone restreinte. Cela peut être, par exemple, Saint-Lazare, pour un accès facilité, Châtelet pour être au cœur du 1er arrondissement de Paris, ou encore une ville limitrophe de la capitale, comme Neuilly, Boulogne, Montrouge ou encore Saint-Denis.
La localisation a plusieurs enjeux :
- Elle a un impact sur le prix des bureaux. Dans certains quartiers très prisés, le budget peut vite grimper en flèche,
- Elle est déterminante pour la facilité d’accès, que ce soit pour les collaborateurs, les partenaires ou les clients. Veillez à choisir un emplacement bien desservi par les transports en commun,
- Elle joue également un rôle non négligeable sur l’image de marque de votre entreprise. Selon votre secteur d’activité, les clients seront certainement réceptifs à une adresse de « standing » (important pour les agences de presse, par exemple, ou les professions libérales comme les avocats ou les comptables),
- Elle peut être plus ou moins attractive en fonction de la proximité du métro, de la présence de commerces et de restaurants à côté, etc.
Pour optimiser vos chances de trouver LE bureau parfait, soyez ouvert sur le quartier et ne vous bloquez pas sur une zone trop restreinte. Vous risqueriez de passer à côté d’une vraie pépite !
Où louer des bureaux à Paris ?
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Voici quelques exemples des quartiers favoris pour louer des bureaux à Paris :
- Le quartier du Sentier : entre le 2ème et le 9ème arrondissement, le Sentier est connu pour être un quartier tourné vers l’innovation. On parle même de « Silicon Sentier ». C’est le lieu idéal pour installer les bureaux d’une start-up qui évolue dans le numérique.
- La gare Saint-Lazare : c’est un emplacement stratégique pour accueillir des collaborateurs qui habitent en dehors de Paris et qui pourront venir facilement au travail en train ou RER, puis à pied depuis la gare Saint-Lazare.
- Le quartier de Montparnasse : quartier d’affaires par excellence dans le 14ème arrondissement de Paris, Montparnasse est situé à proximité d’une grande gare et offre une dynamique intéressante, avec de nombreux loisirs accessibles après le travail.
- La Défense : ce quartier d’affaires se situe en dehors de Paris mais est facilement accessible en métro ou en RER. La Défense abrite les sièges de grandes entreprises internationales.
La surface et le nombre de postes
Vous avez trouvé l’emplacement idéal ? Il faut maintenant déterminer la surface dont vous avez besoin. Selon le type de bureau, on parlera alors de superficie en m2 (si c’est un local vide à meubler, par exemple) ou bien de nombre de postes (si vous optez pour le contrat en prestation de services).
Quelle surface choisir pour vos futurs bureaux ? C’est une décision importante car chaque m2 a un prix (et souvent élevé !) alors inutile de louer trop grand. Pas question non plus de louer un local trop petit : le bien-être de vos collaborateurs est essentiel et il passe aussi par leur environnement de travail. Pour un espace clos, on considère généralement qu’il faut au minimum 10m2 par personne. Quant à l’espace de travail en lui-même, environ 4m2 sont à prévoir pour chaque collaborateur.
En réalité, il n’y a pas de règle stricte à suivre pour la surface. Tout dépend de l’aménagement des lieux (présence d’un open space, salles de réunion, bureaux fermés, etc) et de vos habitudes de travail.
Le type de lieu
Sur le marché de l’immobilier d’entreprise, vous verrez qu’il existe une grande variété d’espaces pour installer vos bureaux. Voici quelques exemples des types de bureaux disponibles à Paris :
- Un plateau privé à aménager sur mesure,
- Un bureau fermé dans un centre d’affaires ou dans un immeuble de coworking,
- Un poste en open space dans un coworking,
- Un local commercial,
- Un bureau partagé avec une autre entreprise,
- Des bureaux divisibles à louer dans un bâtiment.
Le style architectural
L’aspect esthétique n’est pas à laisser de côté lorsque vous cherchez des bureaux à louer. Cela contribue fortement à offrir un cadre de travail agréable et attractif à vos salariés. Vous pouvez par exemple choisir d’implanter votre activité dans un immeuble de style haussmannien, pour afficher une image prestigieuse. Plutôt en quête de modernité ? Installez-vous dans un gratte-ciel flambant neuf au sein d’un quartier d’affaires, lieu idéal pour le siège d’un groupe international ou pour une start-up innovante.
En plus du style architectural, vous pouvez également définir avec plus de précision les caractéristiques qui comptent vraiment pour vous. Souhaitez-vous par exemple des bureaux avec terrasse ? La présence d’un ascenseur est-elle indispensable si vous êtes en étage élevé ? Aimeriez-vous qu’une gare (Gare de Lyon ou Gare Saint-Lazare, par exemple) soit accessible à pied ?
Les aménagements des bureaux
Si vous choisissez un plateau ou un local entièrement vide, ce sera à vous d’aménager l’espace à votre guise. Vous devrez alors prévoir un budget en plus pour installer tout le mobilier nécessaire (bureaux, chaises, armoires, etc) et les équipements (rétroprojecteur, télévisions, etc).
En revanche, avec le contrat en prestation de services, vous bénéficiez d’un espace déjà aménagé. Ce sera donc un critère important pour choisir vos futurs bureaux. Le mobilier en place est-il confortable et ergonomique ? Le bureau dispose-t-il d’espaces de stockage ? Quels sont les équipements high-tech présents dans les espaces communs ? Les locaux sont-ils pensés pour les personnes à mobilité réduite (PMR) ? Faites la liste de tous vos besoins et vérifiez que le bureau convoité coche bien toutes les cases.
Les services proposés dans votre contrat ou votre bail
En plus de la location de votre bureau, quelles sont les prestations incluses dans votre bail ou votre contrat ? S’il s’agit d’un bail commercial classique, vous pouvez peut-être avoir accès à un parking (privatif ou non) ou disposer d’un service de sécurité ou de gardiennage. Si vous optez pour un contrat en prestation de services, la location de bureau inclut généralement les frais d’entretien, l’abonnement internet, le chauffage, l’eau et l’électricité. D’autres services annexes peuvent être proposés : réceptionniste, conciergerie, salle de sport, restauration, etc.
Le type de location
Pour faire simple, il existe deux grandes catégories de contrats pour louer des bureaux en France : le bail ou le contrat de location en prestation de services. Le premier est le plus connu mais le deuxième est celui qui gagne en popularité ces dernières années. Plus flexibles, les contrats en prestation de services permettent de louer des bureaux clés en main, avec une unique facture mensuelle qui inclut tous les frais habituellement annexes (entretien, internet, électricité, etc).
Le bail
Le bail concerne principalement les bureaux qui sont loués vides, sur une longue durée. On distingue plusieurs types de baux :
- Le bail 3/6/9 : c’est le fameux bail commercial traditionnel, qui est aussi le plus répandu dans l’immobilier d’entreprise. Le locataire peut résilier son bail tous les 3 ans, avec un préavis de minimum 6 mois.
- Le bail précaire : on parle aussi de bail dérogatoire. Il s’agit d’un bail conclu pour une durée inférieure à 3 ans.
- La sous-location : dans ce cas, le locataire a un bail commercial et décide de sous-louer une partie ou la totalité de ses bureaux.
Le contrat de location en prestation de services
Contrairement au bail, le contrat de location en prestation de services permet de louer un bureau tout équipé, avec des services inclus. Il s’agit d’un engagement réduit, avec une durée qui va de 6 à 36 mois. Il n’y a pas de dépôt de garantie ou de frais d’agence à prévoir. Ce contrat prend la forme d’une facture mensuelle unique. L’entreprise qui loue des bureaux en prestation de services paie un prix par poste de travail. Ce tarif inclut tous les frais annexes : entretien, internet, charges courantes, etc. La prestation de services peut concerner des bureaux indépendants (un plateau par exemple), des bureaux privés dans un centre d’affaires ou un immeuble de coworking ou encore un ou plusieurs postes dans un open space.
Le budget
Pour rester dans les clous niveau finances, vous devez déterminer un budget à allouer à la location de bureaux. Et comme ce dernier n’est pas forcément extensible, il est essentiel de trouver la formule la plus avantageuse. Quelle enveloppe devez-vous prévoir pour louer votre bureau ? Tout dépend du quartier ou de l’arrondissement choisi, des surfaces à louer, des services et du type de contrat.
Par exemple, pour un bureau dans le 1er arrondissement de Paris, le loyer moyen hors charges s’élève à 619 € par an et par m2. Il grimpe à 773 € dans le 7ème arrondissement et descend à 533 € dans le 10ème et 412 € dans le 15ème (Source : Leaseo).
Pensez également aux charges locatives et aux frais annexes, à prévoir pour le bail classique :
- Taxe annuelle sur les bureaux en Île-de-France,
- Charges courantes (eau, électricité, chauffage, internet, ménage, etc),
- Mobilier et aménagement,
- Les frais à la signature (frais d’agence, dépôt de garantie, loyers d’avance).
Dans tous les cas, n’oubliez pas non plus les frais de déménagement et les éventuelles dépenses de remise en état de vos bureaux actuels, si cela vous concerne.
Le lexique de la location de bureau
Si vous avez déjà commencé vos recherches de bureau à Paris ou à proximité de la capitale, vous avez certainement remarqué qu’il existe de nombreux termes et expressions pour désigner les bureaux. Quand on vous parle de bureau opéré, de coworking ou encore de bureau partagé, savez-vous vraiment de quoi il s’agit ? Flashoffice fait le point.
Le bureau privatif en coworking
Le coworking est une nouvelle façon de travailler, qui a pris de l’ampleur avec la crise sanitaire. Ce concept consiste, pour plusieurs personnes ou entreprises, à travailler ensemble, dans un tiers lieu. Pourtant, le coworking souffre de nombreux préjugés aujourd’hui. Les entreprises ont tendance à le fuir en l’associant à un manque d’intimité et de confidentialité ou encore à une ambiance trop décontractée et bruyante. Le coworking s’est réinventé au fil des années et il est désormais possible d’allier tous les avantages d’un espace collaboratif et partagé à ceux d’un bureau totalement privé.
Dans les nouveaux immeubles de coworking qui se développent partout en France et en Europe, il est possible de louer un bureau privatif. Pourquoi ? Car cela permet de profiter d’un espace dédié à votre entreprise, tout en accédant à volonté à tous les espaces communs et partagés, sans payer davantage. En résumé, vous n’avez qu’à régler chaque mois un prix mensuel fixe par poste et vous pourrez ensuite profiter de tous les services proposés par le prestataire. Certains espaces de coworking poussent le bien-être des collaborateurs encore plus loin, en donnant accès à des salles de sport, à des salons de beauté ou encore à des salles de relaxation.
Le bureau partagé
Le bureau partagé est assez proche du coworking. Il s’agit de louer un bureau fermé à partager avec d’autres collaborateurs ou d’autres entreprises. Il est possible que les différents espaces soient privatisés, lorsque la surface le permet. Dans ce cas, les deux entreprises sont signataires du bail, comme pour une colocation.
Quand on parle de bureau à partager, cela peut aussi faire référence à un immeuble de coworking qui accueille plusieurs entreprises. Chacune d’entre elles bénéficie de son propre bureau fermé mais les autres espaces sont en effet partagés. Évoquer le bureau partagé dans cette situation est un raccourci, puisqu’au final ce ne sont que certaines salles qui sont partagées.
Certaines notions peuvent prêter à confusion, il est donc important lors de votre recherche de bien vérifier à quoi fait référence le propriétaire ou le bailleur s’il parle de bureau partagé. Devrez-vous partager le même bureau fermé avec d’autres personnes ou seulement les espaces communs ?
Le bureau fermé
La location de bureau fermé est la plus en vogue actuellement. Ce bureau fermé peut prendre différentes formes. On le retrouve également sous plusieurs appellations : bureau fermé, bureau privatif, bureau indépendant…
Concrètement, vous pouvez louer :
- Un bureau fermé dans un immeuble de coworking,
- Un bureau fermé dans un centre d’affaires,
- Un bureau fermé au sein de plateaux divisibles entre plusieurs entreprises,
- Un local commercial indépendant.
Si les entreprises sont à la recherche de bureaux fermés en priorité, c’est parce qu’ils offrent le meilleur confort de travail. En choisissant un bureau privé dans un bâtiment de coworking, chaque structure peut donc évoluer dans un cadre confidentiel et privé, tout en profitant d’espaces communs, comme les salles de réunion ou de détente, lorsqu’elle en a besoin. Cela permet de mutualiser des espaces qui ne sont pas forcément utilisés tout au long de la journée.
Le bureau opéré
Le bureau opéré est un concept plutôt récent dans le monde de la location de bureaux. Il correspond au contrat en prestation de services, en opposition au bail traditionnel et à la location de locaux vides, à aménager. Le bureau opéré, ou bureau clé en main, est une formule all inclusive, qui permet de louer un espace de travail prêt à l’emploi. Il offre de nombreux avantages pour les entreprises :
- Un engagement réduit (de 6 à 36 mois),
- Une facture mensuelle unique, sans frais cachés,
- Pas de frais d’agence ou de dépôt de garantie,
- Pas de mobilier à prévoir,
- Un réel gain de temps,
- Des lieux d’exception auxquels l’entreprise n’aurait pas pu accéder via un bail classique,
- Des prestations de standing, incluses dans le prix mensuel et mutualisées entre les différents locataires.
En plein développement partout à Paris et en France, le bureau opéré s’adresse aussi bien aux indépendants qu’aux grands groupes, aux TPE, aux PME ou encore aux start-up.
Les bureaux équipés
La particularité des bureaux équipés ? Ils sont loués avec tout le mobilier et le matériel dont les entreprises ont besoin pour travailler. C’est un peu l’équivalent de la location meublée dans l’immobilier traditionnel. Cela permet aux sociétés de s’installer rapidement, sans avoir à investir dans du mobilier et à immobiliser de la trésorerie. En louant un bureau équipé, les entreprises gagnent du temps et de l’argent et peuvent ainsi se concentrer sur leur business.
Le bureau équipé peut être proposé à la location avec un bail 3/6/9 classique mais il peut également être loué via un contrat de prestation de services. Dans ce cas, il s’agit donc d’un bureau opéré.
Les autres bureaux et façons de travailler
Vous entendrez peut-être parler de bureaux flexibles, de corpoworking, d’open space ou encore de membership. Levons le voile sur tous ces concepts !
L’open space
L’open space est désormais bien connu. Il s’agit d’un grand espace ouvert, avec plusieurs postes de travail qui ne sont pas séparés par des cloisons. On parle aussi de plateau ouvert. Cet aménagement est très courant dans les entreprises car il permet de décloisonner les espaces, de réaliser des économies, de favoriser la communication et la cohésion entre les équipes et de gagner de la place. Cet open space peut être mis en place au sein des locaux d’une entreprise. Il peut également être accessible dans un immeuble de coworking. Dans ce cas, les locataires louent un poste dans cet open space. Il ne s’agit pas d’un poste fixe, mais flexible. C’est-à-dire qu’aucun espace de travail n’est attribué. Ils ont la possibilité de changer de poste tous les jours. La solution idéale pour combattre la routine !
Le flex office
Le flex office regroupe principalement deux grandes notions. Le concept de bureaux flexibles correspond à une organisation sans poste fixe. Les collaborateurs n’ont pas de place attitrée et peuvent ainsi changer chaque jour d’espace de travail. Le flex office peut également comprendre le télétravail. Le salarié a ainsi l’opportunité de travailler dans une salle de réunion, en open space, dans une phone box, dans un bureau partagé ou même de chez lui. Solution idéale pour booster la créativité et l’innovation, le travail flexible est une nouvelle organisation qui donne plus de souplesse et de liberté aux collaborateurs.
Parfois, le flex office peut aussi faire référence au bureau opéré. Dans ce cas, c’est plutôt le contrat qui est flexible. En effet, on parle alors de bureaux flexibles pour désigner des bureaux qui sont loués avec une durée d’engagement réduite, offrant une grande souplesse de location aux entreprises.
Le corpoworking
Le coworking est un terme familier de tous. Mais connaissez-vous le corpoworking ? Il s’agit d’une alternative qui permet à une entreprise d’accueillir une autre entreprise au sein de ses locaux. Elle lui met alors à disposition un espace de travail partagé. C’est une belle opportunité pour créer des synergies intéressantes. Par exemple, une entreprise évoluant dans le secteur de l’immobilier pourrait accueillir des architectes en corpoworking. Une agence digitale pourrait proposer un espace de coworking à ses partenaires qui travaillent pour elle en free-lance.
Le membership
Au cours de votre recherche de bureaux, vous entendrez peut-être parler de membership. Il s’agit d’un business model qui consiste à proposer un service via un système d’abonnement mensuel, trimestriel ou annuel. Le bureau opéré est donc un exemple de location de bureau en membership. In fact, the company pays a fixed price per post each month and then benefits from all the services of the provider.
The smart office
The smart office concept echoes innovative and modern workspaces, which offer employees access to all new technologies. The connected office was developed to allow better use of workspaces on a daily basis and to improve the employee experience. For example, thanks to dedicated and collaborative tools, employees can book a parking space, a meeting room or even a phone box in a few clicks. A real time-saver, for a more fluid organization on a daily basis.
The smart office therefore rather includes the equipment and tools present in offices. An operated office can very well have the label of smart office, just as it is possible to combine smart office and flex office.
Hybrid work
Hybrid work is a new work organization that has a significant impact on our vision of offices. It's about combining face-to-face and remote work. Employees can thus work from home a certain number of days a week and have to go to the office the rest of the time. This turnover between employees therefore allows companies to reduce the area needed since not all employees are present at the same time.
The price of an office for rent in Paris
What will be the amount of your rent for your future offices in the heart of Paris or in the inner suburbs? There are two main ways to determine your rent, depending on the contract:
- The classic lease for your offices : it is a rent per m2 and per year. It therefore relies on the surface of the premises but also on the neighborhood and the district.
- The rental contract for the provision of services: The rent corresponds to a price per post, which varies according to the neighborhood, common areas and services included in the contract.
The budget of your office rental will then vary according to a multitude of criteria, as for an apartment or a house:
- The neighborhood or district,
- The proximity to public transport,
- The surface,
- The type of building (new, Haussmannian, etc.),
- The proximity of shops and shops,
- Additional services (guard, security, gym, gym, meeting rooms, catering, terrace, view, etc.).
To summarize...
You now have all the cards in hand to get started peacefully in your search for offices to rent in Paris or Île-de-France !
Keep the following points in mind throughout your efforts:
- Office rental in Paris can be done in different spaces: coworking building, closed office in a business center, divisible offices on a plateau, etc.
- It is important to properly prepare your office rental project and to determine the essential criteria: area, budget, neighborhood, district, district, proximity to transport, on-site services, etc.
- The price of offices depends directly on the district or district. It is possible to move away from the center of Paris and to move towards the inner or outer suburbs to lower the price per m2 or the price per post for your offices.
- The rental contract for the provision of services is gradually replacing the classic commercial lease. These more flexible contracts offer a reduced commitment (from 6 to 36 months) and more flexibility, while allowing significant savings.
- Work in a coworking space, it is not necessarily being in an open space and sharing your office with other companies. You can very well rent a completely closed office in a coworking building and take advantage of the common areas.
